Протокол заседания экспертной комиссии по описи

Категории Комиссии

Протокол заседания экспертной комиссии образец бланк Опубликовано Юрист-Онлайн Каждая организация производит документооборот. Издаются документы самого различного типа. Это и бухгалтерские, и финансовые, и кадровые, и прочие. Каждый документ имеет свой срок обязательного хранения. Иногда формируются обстоятельства, при которых возникает необходимость очередной раз воспользоваться хранящейся документацией. Факт отбора необходимых документов должен быть зафиксирован на бумаге.

Документирование деятельности экспертной комиссии в организации

К записи 54 комментария Саша 09 10 Здравствуйте, в нашей организации только создали экспертную комиссию и нужно провести первое заседание, создать протокол. Как можно составить краткое выступление для ознакомления с номенклатурой дел? В номенклатуру дел вошли все документируемые участки деятельности организации. Сроки хранения документов и дел определены в соответствии с Перечнем …. Номенклатура дел построена по функционально-структурному принципу.

Названия разделов номенклатуры соответствуют названиям структурных подразделений. Предлагаю членам экспертной комиссии согласовать номенклатуру дел на год. Заранее спасибо! Никогда не приходилось составлять такого.

Можно написать отчет о проделанной работе, докладную записку руководителю. Для этого пересмотрите все составленные протоколы за год.

Обычно по данному вопросу не составляют протокол. Ольга 27 12 Здравствуйте! У меня такой вопрос. С 1 декабря изменилась организационная структура и штатное расписание Общества. Номенклатура сводная никогда не составлялась. Сейчас я должна оперативно составить ее и утвердить. Уже многое сделано, но до конца года я явно не успеваю. Можно ли утвердить номенклатуру в начале следующего года или это большое нарушение? Большое вам спасибо, Евгения.

Поскольку новая структура действует с 1 декабря, у Вас, конечно, было мало времени для разработки сводной номенклатуры дел. Поэтому серьезного нарушения тут нет. Зачастую в связи с изменением структуры новая номенклатура дел утверждается и в середине года.

Ольга Иванова 18 01 Здравствуйте, Я являюсь зав. Я с этим ещё не сталкивалась, помогите мне с чего мне начать, как правильно составить протокол по утверждению данной номенклатуры дел. Во-первых, ЭК организации не утверждает, а согласовывает номенклатуру дел.

Утверждает номенклатуру дел руководитель организации после согласования. Если Ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то после согласования на ЭК, номенклатуру дел надо ещё согласовать с ЭПК соответствующего архивного органа.

Подробнее по ссылке о порядке утверждения номенклатуры де л. В номенклатуру включены все документы, образующиеся в процессе деятельности филиала. Предложила согласовать номенклатуру дел на год. Наталья 10 04 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, протоколы экспертной комиссии утверждаются? Протоколы ЭК утверждаются руководителем. Можно формировать отдельное дело с протоколами ЭК. Евгения 24 07 1. Прошу подсказать сроки хранения протоколов ЭК об уничтожении печатей и штампов , пришедших в негодность, неиспользуемых, устаревших.

Сколько хранятся акты уничтожения печатей и штампов? Протоколы ЭК хранятся постоянно ст. В соответствии со ст. Крум Т. Организация является коммерческой и хранит все документы у себя. При этом намерена материалы по персоналу передать на хранение в центральный архив госархив. Требуется ли в этом случае 1. Прежде всего, все эти вопросы Вы должны решить с государственным архивом, в который собираетесь передавать свои документы.

Обычно передача дел на хранение на платной основе оформляется договором, где оговариваются все вопросы. В соответствии с нормативными документами по архивному делу ЭПМК архивного органа согласовывает номенклатуры дел организаций-источников комплектования, документы которых после проведения экспертизы ценности отнесены к составу Архивного фонда РФ АФ РФ.

Наталья 18 02 Добрый день! Прошу привести пример плана работы ЭК на год. ЭК согласовывает описи дел постоянного и долговременного хранения, номенклатуру дел, локальные нормативные акты организации в сфере делопроизводства. Поэтому в план работы ЭК надо включать рассмотрение намеченных к согласованию документов в текущем году. Начинайте формулировать: Рассмотрение … или Согласование … В 3-й графе плана указывается срок исполнения можно месяц , в 4-ой — ответственный исполнитель.

Ольга 01 04 Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, если в течение года в номенклатуру дел нужно добавить документ, нужно ли делать протокол заседания экспертной комиссии? Если нужно, то можете подсказать примерный текст протокола, как представлять документ??? Заранее спасибо!!! При заведении в течение года дел, не включенных в номенклатуру дел на текущий год, они добавляются на место резервных номеров, либо в конце соответствующего раздела без согласования ЭК.

На следующий год эти дела включаются в номенклатуру дел с согласованием и утверждением номенклатуры в установленном порядке. Галина 22 01 Скажите пожалуйста, в году была составлена номенклатура дел на год, несколько статей были подобраны неправильно, дела с 5-летним сроком хранения оказались нужными постоянно, можно ли по заседанию ЭК изменить сроки хранения?

Заранее благодарю. Сроки хранения документов устанавливаются действующими перечнями документов с указанием сроков хранения. Для документов года действовал Перечень года. Вам надо определить, действительно ли эти документы постоянного срока хранения. Если да, то их надо включить в опись дел постоянного хранения. Если же эти документы по перечню имеют срок хранения 5 лет, то не надо их включать в опись.

Вы имеете право продлить срок хранения документов, если они необходимы для работы. Занижать срок хранения документов нельзя. Анна 11 03 Здравствуйте! Можно ли в Положение об ЭК внести изменения о том, что утверждать документы ЭК должен не руководитель этой организации, а кто-то из его заместителей? У нас гос. При ответе прошу дать ссылку на соответствующий обосновывающий документ.

Благодарю Вас за помощь в моем вопросе. Валентина 24 03 Подскажите, пожалуйста, считаются ли утвержденными и действительными номенклатура дел и описи, составленные и утвержденные госархивом, если в организации-источнике комплектования не создана ЭК и соответственно внутренние заседания ЭК не проводились, протоколов не было, подписи не стоят.

Архивный орган должен утверждать описи дел постоянного хранения организации только после согласования их ЭК организации. Светлана 28 10 Добрый день! Наша компания является филиалом крупного холдинга, а мы работаем в проектном офисе, где скопилось много различной документации. Поскольку архивные площади не позволяют нам и дальше накапливать эти объёмы, руководство предлагает уничтожить часть документов, которые уже утратили свою актуальность.

К этим документам относится рабочая документация чертежи и другие документы. Номенклатура дел на нашем проекте не составлялась, по окончании проекта часть документов будет передана в архив Заказчика, который также не возражает против уничтожения ненужной документации. С какой стороны нам подобраться непосредственно к процессу уничтожения?

Придётся ли нам составлять номенклатуру или достаточно описи того, что есть в архиве для того, чтобы согласовать акт об уничтожении? Документы с истекшими сроками хранения отбираются к уничтожению на основании действующих в соответствующий период перечней документов с указанием сроков хранения. К уничтожению проектно-технической документации надо подходить осторожно, она имеет длительные сроки хранения. Документацию на построенные объекты лучше передать заказчику по акту.

Анна 10 11 Евгения, здравствуйте, подскажите, работаю в министерстве, при оформлении протоколов краткого, полного, заседания ЭК нужен ли герб нашей области над наименованием министерства? Если протокол оформляется на бланке министерства, то изображение герба необходимо. Елена 31 03 Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, директор может утверждать протокол сверху справа и одновременно являться председателем комиссии внизу подписывать протокол.

В каком нормативном документе это можно просмотреть. Заранее благодарна за ответ. Обычно председателем экспертной комиссии назначается заместитель руководителя организации, об этом написано в примерном положении об ЭК.

Но ни один нормативный документ не указывает, что руководитель не может быть председателем комиссии. Вера 15 12 Можно ли правами ЭК продлить сроки хранения документов 3-х 5-и летних при отборе дел с истекшими сроками на уничтожение.

И если можно, то на какой предельный срок? Закон запрещает организациям досрочное уничтожение документов, обратное не запрещено. Если документы необходимы вам для работы, можно отсрочить их уничтожение, однако менять сроки хранения документов в номенклатуре дел не следует. Елена 24 01 Подскажите, при составлении номенклатуры дел организации обязательно документы, образующиеся в результате работы различных комиссий протоколы, справки и т.

Или можно их включать в дела служб, руководители которых утверждают протоколы комиссий. Документы различных комиссий обычно в номенклатуре дел не выделяются в отдельные разделы, а включаются в соответствующие разделы по направлениям деятельности.

Костромина М.

Протокол экспертной комиссии по уничтожению документов

Что под этим подразумевается, нашим читателям расскажет к. Экспертная комиссия ЭК является совещательным органом при руководстве, в сферу ее деятельности входят не только вопросы поставки архивного дела в организации, но и отдельные вопросы документационного обеспечения управления. План работы экспертной комиссии Документирование деятельности ЭК, как и любого коллегиального органа, начинается с составления плана работы. Экспертная комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, но не менее двух раз в год, далее — по необходимости. Основные заседания, которые повторяются из года в год, проходят в последнем квартале текущего года, когда согласовываются изменения и дополнения в номенклатуры дел структурных подразделений или номенклатуру дел организации в целом, а так же в первом квартале следующего года, когда согласовываются описи дел, в первую очередь постоянного хранения, и акты о выделении документов к уничтожению. Напомню, что указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные комиссией акты и описи утверждаются руководителем организации для организаций, передающих документы в государственные или муниципальные архивы, после согласования с ЭПК этих архивов. После этих процедур можно приступать к уничтожению выделенных дел. Кроме этих основных документов номенклатура дел, описи и акты на заседаниях ЭК в организации рассматриваются и согласовываются: акты о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; акты о неисправимых повреждениях документов. На заседаниях ЭК ставятся также вопросы об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми, ведомственными или корпоративными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, а также об определении сроков хранения документов, не предусмотренных указанными перечнями и номенклатурами дел.

Проведение экспертизы ценности документов

Присутствовали: Д. Ветхий, П. Грязнов, Ю.

Протокол заседания экспертной комиссии по уничтожению документов

Составление протокола заседаний экспертной комиссии организации Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения БелНИИДАД В каждой организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством, согласование проектов номенклатур дел организации, ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение и т. Заседания ЭК должны быть надлежащим образом задокументированы. Согласно п. В практике деятельности организаций нередко возникает вопрос относительно того, каким образом следует оформлять такой протокол, какую информацию необходимо в нем отразить. Общие требования к составлению и оформлению протоколов отражены в п. Протокол составляется секретарем ЭК, который в свою очередь должен быть определен соответствующим приказом, утверждающим персональный состав ЭК. Для того, чтобы не забыть отразить в протоколе все ключевые моменты заседания, целесообразно вести стенограмму или аудиозапись заседания ЭК. Подобные записи позволят секретарю максимально точно отразить в протоколе выступления и важные замечания участников заседания.

Полезное видео:

Протокол заседания экспертной комиссии образец бланк

К записи 54 комментария Саша 09 10 Здравствуйте, в нашей организации только создали экспертную комиссию и нужно провести первое заседание, создать протокол. Как можно составить краткое выступление для ознакомления с номенклатурой дел? В номенклатуру дел вошли все документируемые участки деятельности организации. Сроки хранения документов и дел определены в соответствии с Перечнем …. Номенклатура дел построена по функционально-структурному принципу. Названия разделов номенклатуры соответствуют названиям структурных подразделений. Предлагаю членам экспертной комиссии согласовать номенклатуру дел на год. Заранее спасибо! Никогда не приходилось составлять такого.

Образец протокола экспертной комиссии по архиву

Документирование результатов экспертизы ценности документов Документирование результатов экспертизы ценности документов Экспертиза ценности документов — глубокий анализ исторической ценности документов. Проводится экспертиза со следующими целями: определить сроки хранения документов, отобрать документы для постоянного хранения, выделить документы с истекшим сроком хранения для уничтожения. В ходе экспертизы сущностными параметрами представляются: место организации в механизме работы отрасли, важность осуществляемых функций, значимость в жизни общества. К экспертизе ценности готовят: описи дел временного хранения до 10 лет и более 10 лет ; описи дел по личному составу; описи электронных документов постоянного хранения; акт о выделении не подлежащих хранению дел к уничтожению. Экспертная комиссия Все акты и описи рассматриваются на заседании экспертной комиссии, созданной в организации для проведения экспертиз ценности.

протокол заседания ЭПК архивного отдела от 16.03.2017 № 3

Общее описание государственной услуги 1. Описание результата, который должен получить получатель государственной услуги 1. Конечным результатом предоставления государственной услуги "Экспертиза ценности документов" далее - государственная услуга является предоставление получателю государственной услуги решения Архивного отдела Тверской области о результатах экспертизы ценности документов или отказ в предоставлении государственной услуги. Наименование органа, предоставляющего государственную услугу Государственная услуга предоставляется архивным отделом Тверской области далее - Архивный отдел , сведения о котором представлены в приложении 1 к настоящему стандарту государственной услуги, с участием экспертно-проверочной комиссии, образуемой при Архивном отделе далее - Экспертно-проверочная комиссия. Описание получателей государственной услуги 1. Получателями государственной услуги являются: а государственные архивы Тверской области; б органы государственной власти Тверской области, государственные органы Тверской области; в государственные унитарные предприятия Тверской области; г государственные учреждения Тверской области; д муниципальные архивы Тверской области; е органы местного самоуправления муниципальных образований Тверской области; ж муниципальные унитарные предприятия Тверской области; з муниципальные учреждения Тверской области; и организации независимо от формы собственности , расположенные на территории Тверской области, проходящие процедуру ликвидации; к иные юридические лица или граждане, являющиеся собственниками или владельцами архивных документов, местом нахождения или местом жительства которых является Тверская область, заинтересованные в получении настоящей государственной услуги. Перечень документов, необходимых для получения государственной услуги 1. Государственные архивы Тверской области для получения государственной услуги должны представить: а заявление о проведении экспертизы ценности документов в произвольной форме; б документы, подлежащие экспертизе нужное выбрать : - проекты списков организаций - источников комплектования государственных архивов Тверской области в двух экземплярах по форме согласно приложению 2 к настоящему стандарту государственной услуги; - описи дел постоянного хранения организаций - источников комплектования государственных архивов Тверской области, в том числе описи на документы личного происхождения в двух экземплярах , по форме согласно приложению 3 к настоящему стандарту государственной услуги. Органы государственной власти Тверской области, государственные органы Тверской области, государственные унитарные предприятия Тверской области, государственные учреждения Тверской области для получения государственной услуги должны представить: а заявление в произвольной форме о включении органа, организации в списки источников комплектования государственных архивов Тверской области; б номенклатуру дел или перечень дел, образующихся в деятельности органа, организации в одном экземпляре ; в историческую справку об органе, организации, содержащую краткую историю организации и характеристику состава и содержания документов в одном экземпляре ; г опись представленных документов в двух экземплярах. Муниципальные архивы Тверской области для получения государственной услуги должны представить: а заявление о проведении экспертизы ценности документов в произвольной форме; б документы для экспертизы нужное выбрать : - проекты списков организаций - источников комплектования муниципальных архивов Тверской области в двух экземплярах приложение 2 к настоящему стандарту государственной услуги ; - описи дел постоянного хранения организаций - источников комплектования муниципальных архивов Тверской области, в том числе описи на документы личного происхождения в двух экземплярах приложение 3 к настоящему стандарту государственной услуги.

Порядок составления протокола заседания экспертной комиссии по уничтожению бумаг Заполним акт заседания по шагам. Шаг 1. Шаг 2. Заполним данные о членах комиссии: Шаг 3. Заполним основные данные: повестку дня, кого слушали и что решили. В стандарте указан порядок оформления организационно-распорядительной документации. Это уставы, положения, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, договоры, акты, письма, справки и др.

Протокол заседания экспертной комиссии в представленном примере включает О рассмотрении описи дел по личному составу за — годы.

В опись включаются дела, прошедшие экспертизу ценности документов, сформированные и оформленные в установленном порядке. Описи дел структурных подразделений составляются на дела, подготовленные для передачи в архив организации. Они должны быть составлены в течение года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года п.

Факт отбора нужных бумаг должен быть зафиксирован в письменном виде. Кроме того, те документы, которые направляются в хранилище, должны пройти экспертизу на предмет правильности их оформления и компоновки. С этой целью создается специальная экспертная группа. В ее состав входят работники предприятия: документоведы, которым известны правила ведения делопроизводства и оформления локальных нормативных актов; представители подразделений; служащие архива и другие специалисты в зависимости от стоящей задачи.